Kwaliteitsbeheersing in transitie: voorsorteren op ISO 9001:2026

Daarmee is dit hét moment voor organisaties om hun huidige kwaliteitsprocessen te evalueren. Lars van Domburg, projectbeheerser bij ClustR, licht toe wat er verandert en hoe ClustR nu al voorsorteert op de nieuwe normering.

Wat verandert er in ISO 9001:2026

Sinds augustus 2025 is de Draft International Standard (DIS) beschikbaar, waarmee organisaties alvast zien welke veranderingen eraan komen. De definitieve norm wordt verwacht in september 2026, gevolgd door een overgangsperiode van drie jaar om systemen en processen aan te passen.

“Het is verstandig om nu alvast kritisch naar uw processen te kijken en voor te bereiden op de veranderingen,” legt Lars uit. “Zo kan u geleidelijk overgaan op de nieuwe norm en worden processen direct toepasbaar.”

De herziening van ISO 9001 legt extra nadruk op aspecten die direct bijdragen aan professionele kwaliteitsbeheersing. Dit omvat onder andere:

• Digitalisering. AI, automatisering en datagedreven kwaliteitsborging worden expliciet onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Digitalisering wordt de ruggengraat van consistente processen en betrouwbare resultaten.
• Risico’s en kansen. Risico’s en kansen worden strikt gescheiden om een actieve aanpak van kansen voor groei en innovatie te stimuleren.
• Klimaatbewustzijn. Organisaties moeten beoordelen hoe klimaataspecten relevant zijn voor hun kwaliteitsmanagementsysteem.
• Kwaliteitscultuur. Er komen duidelijke richtlijnen voor leiderschap met een focus op een kwaliteitscultuur en ethisch gedrag.
• Planning van veranderingen. De norm stelt scherpere eisen aan hoe veranderingen worden doorgevoerd: met heldere communicatie, evaluatie en monitoring. Daarmee komt er meer aandacht voor het beheerst doorvoeren van veranderingen.

Hoe voorbereiden op de nieuwe normering?

ClustR adviseert organisaties om te focussen op wendbaarheid en toepasbaarheid in plaats van een ingrijpende reorganisatie van het kwaliteitsmanagementsysteem.

“Wij bereiden ons voor door onze processen te auditen: wat werkt voor ons, wat doen we niet en waarom niet? Zo creëren we compacte, actuele processen die snel kunnen schakelen naar de nieuwe norm. Dat levert professionaliteit, snellere certificering en vertrouwen bij klanten op,” zegt Lars. “Het draait om zichtbare verbeteringen in het dagelijks werk, zodat teams zien dat kwaliteit geen abstract begrip is, maar onderdeel van hun dagelijkse werk.”

Documentbeheer als kern van digitale kwaliteitsbeheersing

Eén van de centrale aandachtspunten van ISO 9001:2026 is digitalisering en gestructureerd documentbeheer. Bij ClustR krijgt dit intern veel aandacht: processen, documentversies en informatieflows worden systematisch beheerd, zodat medewerkers efficiënt werken en teams met dezelfde, actuele informatie opereren.

De invloed van ISO strekt zich echter verder uit dan interne processen. In projecten wordt dit concreet toegepast om kwaliteit, traceerbaarheid en consistentie te borgen. Een goed voorbeeld is PWN, waar de NEN-EN-ISO 19650 werd ingezet.

“ISO 19650 is een verfijning op informatie- en procesmanagement binnen ISO 9001,” legt Lars uit. “Bij PWN implementeerde ClustR informatieafspraken en een helder documentmanagementsysteem dat ISO 19650-principes als denkkader gebruikt voor configuratie-, versie- en informatiebeheer. Hierdoor ontstaat een structuur waarin documenten traceerbaar, consistent en direct bruikbaar zijn.

Praktisch betekent dit onder andere:

• Bestanden doorlopen vaste revisiestappen.
• Definitieve documenten (versie 1.0) krijgen een eigen map; vervallen versies worden gearchiveerd.
• Alle teamleden en ketenpartners weten waar documenten staan en welke versie leidend is.
• ISO 19650-principes zorgen dat verantwoordelijkheden en eigenaarschap helder zijn, en dat iedereen met dezelfde ‘waarheid’ werkt.

“Zo weet iedereen waar een document hoort en welke status het heeft. Dat voorkomt misverstanden en versnelt besluitvorming,” zegt Lars.

Klaar voor de nieuwe normering?

De definitieve norm is nog niet gepubliceerd; wijzigingen doorvoeren is niet verplicht. Toch loont het om alvast te starten. Lars adviseert:

• Kijk kritisch naar uw processen. Wat werkt écht? Waarom leeft iets niet bij mensen? Gebruik dit moment om processen aan te scherpen.
• Vergroot de bewustwording. Koppel bevindingen steeds terug aan het team. Maak kwaliteit een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
• Pak knelpunten zichtbaar aan. Kleine, frequente audits met zichtbare opvolging werken beter dan jaarlijkse exercities.
• Bereid u voor op digitalisering. Start met databeheer, gestandaardiseerde formats en dashboards die teams daadwerkelijk gebruiken.

Lars: “Wie nu compact en digitaal werkt, migreert straks bijna vanzelf. Het draait om discipline, eenvoud en leren in korte lussen.”