Projectbeheersing: “goede projectbeheersing gaat over anticiperen”

Eén bron van waarheid

Projecten lopen vaak vast doordat informatie verspreid is over verschillende plekken en processen ontbreken. Douwe start daarom altijd met het creëren van overzicht. “Projectbeheersing wordt eigenlijk steeds meer een vorm van informatiemanagement,” vertelt Douwe. “Bij de meeste organisaties is er veel informatie aanwezig, maar deze is versnipperd waardoor het totaaloverzicht ontbreekt.”

De eerste stap naar een totaaloverzicht? “Ik stuur op een transitie van losse Excel-documenten naar een Power BI dashboard. Dit is niet zomaar een technische upgrade; het gaat om het creëren van één bron van waarheid waar iedereen naar kijkt.”

“Zo krijgen teams niet alleen inzicht in losse planning, budget of risicodossier. Het doel is om alle losse beheersaspecten aan elkaar te koppelen zodat er een totaalbeeld ontstaat. Een wijziging in een proces of een vertraging bij een afdeling wordt direct duidelijk voor iedereen.” Douwe legt uit: “Mensen zien ineens dat hun werk niet op zichzelf staat. Een opgetreden risico zorgt voor een vertraging in de planning, wat ook weer een negatief effect heeft op het budget en de opleverdatum. Door dat overzicht begrijpt iedereen beter waarom tijdige communicatie en juiste uitvoering belangrijk is.”

Een concreet voorbeeld hiervan is het Programma Uitvoering Vernieuwing Waterketen van WSHD. Douwe richtte hier een professioneel beheersingskader in dat breed werd geadopteerd binnen de organisatie. Met het Power BI dashboard beschikt het management over realtime inzicht in de voortgang van 31 grootschalige projecten, waaronder renovatie van rioolwaterzuiveringsinstallaties, slibgisting en centrale ontwatering. Het project ging onder volledige beheersing van start en gaf WSHD alle informatie voor onderbouwd sturen en gericht anticiperen.

Investeer vooraf, of betaal achteraf met rente

Het succes bij WSHD laat zien wat er mogelijk is wanneer vanaf het begin wordt geïnvesteerd in duidelijke processen en de juiste tooling. Zonder die voorbereiding loopt een project snel vast: “teams blijven het werk doen dat ze altijd al deden, maar moeten daar bovenop een nieuw systeem leren en een nieuwe werkwijze eigen maken. Die combinatie haalt de focus weg van het echte werk, waardoor deadlines onder druk komen te staan, kosten oplopen en frustratie groeit. Precies de problemen die met een goede voorbereiding worden voorkomen.”

Iedereen is verantwoordelijk

Die goede voorbereiding zorgt ervoor dat projectbeheersers kunnen doen waar ze echt voor bedoeld zijn: het proces faciliteren, zodat de inhoudelijke mensen hun eigen verantwoordelijkheden kunnen nemen. Maar dat kan alleen als het hele team meewerkt, wat volgens Douwe een van de grootste uitdagingen is. “Vaak denken mensen: jij bent de projectbeheerser, dus jij beheerst het project. Maar dat klopt niet. Ik beheer het risico-dossier, maar de inhoudelijke input en verantwoordelijkheid komen van jullie.” Projectbeheersing moet daarom onderdeel worden van ieders dagelijks werk. “Ik wil dat mensen standaard denken: als ik langer doe over een activiteit, heeft dat direct impact op de planning en het budget.”

Dit betekent niet dat alles altijd volgens plan verloopt. “Het plan zorgt voor een duidelijk vertrekpunt. Als blijkt dat het niet werkt, dan wordt er tijdig bijgestuurd. Zo werkt iedereen volgens hetzelfde uitgangspunt en kunnen afwijkingen snel worden opgepakt”, legt Douwe uit. Daarom is transparantie cruciaal. “Als er een vertraging is, moeten we dat tijdig bespreekbaar maken. Hoeveel kost het extra? Kunnen we de vertraging inhalen? Heeft het impact op de planning?” Die openheid voorkomt dat kleine problemen uitgroeien tot grote crises.

Projectbeheersing en verandermanagement

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een cultuurverandering binnen organisaties. “Vanuit het oogpunt van projectbeheersing zit in vrijwel elk project een veranderopgave,” vertelt Douwe. “Mensen moeten op een andere manier gaan werken, nieuwe tools gebruiken en andere processen volgen.” Dat kost in het begin tijd en aandacht, maar levert uiteindelijk veel op. Een goed ingerichte projectbeheersing zorgt namelijk voor rust, duidelijkheid en grip. Teams weten beter waar ze aan toe zijn, kunnen sneller bijsturen en zijn wendbaar voor verassingen onderweg.

Meer grip en vertrouwen

Effectieve projectbeheersing draait dus niet alleen om systemen en dashboards, maar vooral om mensen, samenwerking en transparantie. Door vanaf het begin te investeren in duidelijke processen, één bron van waarheid en een cultuur van open communicatie, ontstaat er grip. Zoals Douwe het samenvat: “Projectbeheersing is pas echt succesvol als iedereen begrijpt dat het niet iets ‘extra’s’ is, maar gewoon onderdeel van goed samenwerken.”