Asset- én projectinformatie op orde brengen: de basis voor informatiemanagement

Bij grote projecten zijn er tal van informatiestromen die vaak maar door een deel van de betrokken partijen wordt benut. Een projectmanager werkt met data uit verschillende Excel-bestanden, SharePoint-omgevingen en specialistische systemen om overzicht te houden op complexe infrastructuurprojecten. Een ingenieursbureau deelt informatie uit BIM-modellen, projectplanningen en kwaliteitsdocumentatie met meerdere teams en aannemers. Een waterschap beheert asset-informatie van honderden kilometers leidingen en gemalen, om onderhoudsprognoses te koppelen aan financiële planning en risicomanagement.

Dit zijn de dagelijkse opgaven waar organisaties in de gebouwde omgeving mee te maken hebben. De complexiteit zit niet alleen in de projecten zelf, maar ook in de manier waarop informatie wordt verzameld, gedeeld en benut. Wanneer informatie gestructureerd en toegankelijk is, ontstaan er nieuwe mogelijkheden voor efficiëntie, samenwerking en projectbeheersing.

Informatiemanagement in de praktijk

PWN – Duurzame uitbreiding van de drinkwatervoorziening

PWN levert drinkwater aan meer dan 800.000 huishoudens in Noord-Holland. Voor de bouw van een nieuwe waterfabriek die de productiecapaciteit met 10-15% vergroot, werkt PWN samen met drie aannemers binnen een UAV2012-contractstructuur.

In een project met meerdere aannemers en een coördinerende opdrachtgever ontstaat een complex web van informatiestromen. Elke aannemer werkt met eigen systemen, PWN heeft haar eigen informatiestructuur, en het UAV2012-contract stelt specifieke eisen aan documentatie. Het doel: alle partijen op één lijn krijgen en houden door gestructureerde informatie-uitwisseling conform ISO19650-standaarden.

Informatiemanager Leo van der Geest van ClustR leverde integraal informatiemanagement tijdens de gehele realisatiefase. Het informatielandschap werd volledig ingericht volgens ISO19650-principes, waardoor alle betrokkenen werken volgens dezelfde informatiestandaarden. Voor PWN betekent dit real-time inzicht in de voortgang van alle aannemers zonder handmatig informatie op te hoeven vragen.

De integratie van SharePoint, Autodesk Construction Cloud en Relatics zorgt ervoor dat informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt. Waar voorheen documenten handmatig moesten worden gekopieerd tussen systemen, gebeurt dit nu geautomatiseerd. Voor aannemers betekent dit dat zij informatie maar één keer hoeven aan te leveren.

PWN heeft nu real-time projectinzicht en ontvangt bij oplevering een volledig gestructureerd dossier dat cruciaal is voor beheer en onderhoud. Voor aannemers betekent het minder administratietijd en meer focus op daadwerkelijke uitvoering.

De voordelen van gestructureerde asset- en projectinformatie  

Dit levert gestructureerde asset- en projectinformatie uw organisatie concreet op:  

Onderbouwde inzichten voor strategische besluitvorming 

Met gestructureerde data krijgt u real-time inzicht in projectvoortgang, risico’s en kansen. Managers sturen proactief in plaats van reactief, wat leidt tot betere projectresultaten en een hogere slaagkans. 

Voorspelbare en beheersbare projecten

Wanneer informatie gestructureerd beschikbaar is, worden projecten transparanter en beter beheersbaar. Risico’s worden eerder gesignaleerd, planning wordt accurater en stakeholders hebben continu zicht op de voortgang. 

Efficiënte samenwerking tussen teams

Standaardisering van informatiestromen zorgt ervoor dat alle betrokkenen dezelfde taal spreken en toegang hebben tot actuele gegevens. Dit vermindert miscommunicatie en versnelt besluitvorming. 

Wat is ervoor nodig?

Succesvolle transformatie naar gestructureerd informatiemanagement vereist meer dan alleen nieuwe software of systemen. Vier essentiële bouwstenen vormen samen het fundament voor duurzaam succes:

• Een heldere informatiearchitectuur. Het begint met het definiëren van welke informatie u nodig heeft, hoe deze gestructureerd wordt opgeslagen en wie toegang heeft tot welke gegevens. Dit vereist een doordachte aanpak waarbij strategie en praktijk samenkomen;

• Integratie van systemen en processen. Losse tools en versnipperde data worden geïntegreerd tot een samenhangend ecosysteem. Dit betekent vaak maatwerk in koppelingen tussen bestaande systemen en nieuwe datastructuren;

• Adoptie en verandermanagement. De beste systemen werken alleen als mensen ze daadwerkelijk gebruiken. Succesvolle implementatie vereist training, begeleiding en aandacht voor de menselijke kant van digitale transformatie;

• Doorlopende optimalisatie. Informatiemanagement is geen eenmalige exercitie. Het vereist continue aandacht voor datakwaliteit, procesverbetering en aanpassingen aan veranderende behoeften.

Onze aanpak

ClustR combineert informatiemanagement, verandermanagement en projectbeheersing in één geïntegreerde aanpak. Wij denken niet alleen mee over wat er moet gebeuren, maar pakken het ook daadwerkelijk aan en begeleiden u tot en met succesvolle implementatie.

Wij geloven in persoonlijke begeleiding en directe samenwerking. Ons team werkt nauw samen met uw medewerkers om ervoor te zorgen dat nieuwe werkwijzen daadwerkelijk worden toegepast en succesvol zijn.

Aan de slag met informatiemanagement?

Asset- en projectinformatie op orde brengen is een investering in de toekomstbestendigheid van uw organisatie. Het creëert de basis voor datagedreven besluitvorming, efficiënte samenwerking en voorspelbare projectresultaten. 

Wilt u ontdekken hoe gestructureerd informatiemanagement uw projecten versterkt? Wij denken graag met u mee over de mogelijkheden specifiek voor uw situatie. Plan vrijblijvend een gesprek met een van onze specialisten. Samen brengen we structuur in complexiteit. 

[Plan een adviesgesprek]